The District of Columbia’s Updated Child Care Plan: What You Need to Know

June 28, 2024
Blog Post

CCDF process and timeline

Every three years, the Office of the State Superintendent of Education (OSSE) updates its child care policies and submits them to the federal government for approval. This plan is part of the Child Care and Development Fund (CCDF), which supports child care programs across the country.

OSSE released its CCDF FY 2025-2027 draft state plan last month. The plan details policy for the local Child Care Subsidy program, health and safety standards, quality of child care programs, and more. Before releasing the draft plan, OSSE held listening sessions and joined an Under 3 DC Town Hall to get feedback from the early learning community about how CCDF programs can be improved. Thanks to the coalition’s advocacy, the draft state plan includes a number of beneficial policy changes, many of which will go into effect in October 2024. 

OSSE held two public hearings to garner more feedback on their proposals after the draft plan’s initial release. Almost 40 Under 3 DC witnesses testified,  and more submitted written testimony to advance our coalition priorities and urge OSSE to make CCDF programs work better for families, educators and child care programs. 

On July 1, OSSE will submit its updated state plan to the federal government. It will then work with the federal government to answer questions, provide clarification, and finalize the FY 2025-2027 DC State Plan. We expect to see the finalized state plan by October 1. 

What’s new in the FY25-27 draft state plan? 

Major updates: 

    1. Removes the 20-hour work/education requirement: Parents no longer need to prove they work or attend classes for a minimum number of hours to qualify for the child care subsidy program. This change will make it easier for more parents to access child care.
    2. Expands eligibility definitions: The plan broadens what counts as “working” or “attending an education program,” making more parents eligible for child care subsidies.
    3. Waives co-pays for families with low incomes and families in the most challenging situations: Zero-dollar co-pays for families at 150% of the Federal Poverty Level and below, for children enrolled in the Quality Improvement Network (QIN) program, children of adults with disabilities, children of teen parent(s), children in families experiencing domestic/family violence, children with parents participating in addiction recovery programs, Temporary Assistance for Needy Families (TANF) recipients, and children of parents engaged in job search. (Existing policy waives co-pays for families experiencing homelessness and for families with children with disabilities, and this policy will continue).
    4. Increases child care slots for children with disabilities: A new grant program will help increase the availability of child care for children with disabilities by compensating providers through grants and contracts. This will lead to families having more options to find care that meets their needs for their child(ren) with disabilities. 
    5. Improves payment practices for providers: OSSE will now pay providers participating in the child care subsidy program based on enrollment rather than attendance, ensuring more stable finances for providers regardless of child absences.

Our recommendations to strengthen the final state plan

While the draft plan is a significant step forward, our advocacy work continues. Here are the changes we are encouraging OSSE to consider in the final plan: 

  1. Adopt presumptive eligibility: Allow families to get immediate financial assistance for child care while their eligibility for the child care subsidy program is being determined. Right now, wait times for approval are months long, hindering families from accepting job opportunities and preventing children from enrolling in high-quality care when needed .
  2. Increase the availability of non-traditional hours care: Build the supply of child care during evenings, overnights, and weekends to meet the needs of working parents, and include specific plans for doing so in the final plan. Currently, the demand for care during non-traditional hours far exceeds the supply.
  3. Create clear definitions of child care quality: Collaborate with parents and providers to create transparent, meaningful quality metrics and ratings for child care programs, making it easier for families to find high-quality care and for providers. 
  4. Improve the DC Child Care Connections website and the District’s Child Care Resource and Referral (CCR&R) system: Collaborate with parents and providers to make online child care search and other resources more user-friendly and informative. 
  5. Increase reimbursement rates for child care subsidy providers: Ensure that subsidy reimbursement rates reflect the true cost of high-quality child care. This would improve provider financial sustainability, incentivize more providers to participate in the child care subsidy program, and increase affordable options for families. 
  6. Streamline the provider subsidy application process: Simplify and speed up the process for providers to be able to accept child care subsidies. Addressing slow processing time and unclear processes will enable more providers to participate in the subsidy program, increasing the availability of options for families. 
  7. Speed up implementation of prospective payments for providers: Federal regulations now require OSSE to make prospective payments for child care subsidy providers. The current policy of retrospective reimbursement requires providers to cover costs upfront, including staff salaries, rent, utilities, insurance, and cleaning, regardless of the timeliness of payments from the District. Moving to prospective payments will help manage child care’s high and volatile costs, potentially encouraging more providers to participate in the subsidy program and expanding options for families.
    1. OSSE plans to apply for a two-year waiver to give the agency time to implement prospective payments.  We encourage OSSE to use as little of the two-year waiver as possible.
    2. While the waiver is in place, we urge OSSE to be transparent with the agency’s steps to meet this federal requirement, including publishing a study of barriers in existing DC policy and a work plan for implementing prospective payments.

By implementing these recommendations, we believe that OSSE can create a more equitable and inclusive child care system that supports all families and providers in the District. For more details, check out Under 3 DC’’s summary and recent testimony

Título: Plan de Cuidado Infantil del Distrito de Columbia Actualizado: Lo que Debe Saber

Por: Audrey Kasselman

Proceso y cronograma del CCDF

Cada tres años, la Oficina del Superintendente Estatal de Educación (OSSE) actualiza sus políticas de cuidado infantil y las envía al gobierno federal para que las apruebe. Este plan forma parte del Fondo de Cuidado y Desarrollo Infantil (CCDF), que financia programas de cuidado infantil de todo el país.

El mes pasado, la OSSE publicó la versión preliminar del plan estatal para el CCDF del FY2025 al FY2027. El plan detalla la política correspondiente al programa de subsidios para cuidado infantil local, los estándares de salud y seguridad, la calidad de los programas de cuidado infantil, etc. Antes de dar a conocer el plan preliminar, la OSSE realizó sesiones de intercambio y participó de un foro organizado por Under 3 DC para escuchar las opiniones de la comunidad del aprendizaje temprano sobre cómo pueden mejorarse los programas del CCDF. Gracias a la lucha de la coalición, la versión preliminar del plan estatal incluye una serie de cambios beneficiosos en la política, muchos de los cuales entrarán en vigencia en octubre de 2024. 

La OSSE realizó dos audiencias públicas para recabar más opiniones sobre sus propuestas después de la publicación inicial del plan preliminar. Casi 40 testigos de Under 3 DC dieron su testimonio, y más personas los enviaron por escrito para promover los temas prioritarios de la coalición e instar a la OSSE a hacer que los programas del CCDF funcionen mejor para las familias, los maestros y los programas de cuidado infantil. 

El 1.º de julio, la OSSE enviará su plan estatal actualizado al gobierno federal. Luego, trabajará con el gobierno federal para responder preguntas, esclarecer dudas y ultimar el Plan Estatal de D. C. para el FY2025 al FY2027. Esperamos ver el plan estatal definitivo antes del 1.º de octubre. 

¿Qué novedades incluye la versión preliminar del plan estatal para el FY25 al FY27? 

Actualizaciones principales: 

    1. Elimina el requisito de 20 horas de trabajo/educación: Los padres ya no necesitan demostrar que trabajan o asisten a clases durante una cantidad mínima de horas como requisito de elegibilidad para el programa de subsidios para cuidado infantil. Este cambio hará que sea más sencillo acceder al cuidado infantil para una mayor cantidad de padres.
    2. Expande la definición de elegibilidad: El plan amplía lo que se considera “trabajar” o “asistir a un programa educativo” y, de esta manera, más padres serán elegibles para recibir los subsidios para cuidado infantil.
    3. Exime de pagar los copagos a las familias de bajos recursos y a las familias que enfrentan grandes dificultades: Copagos de cero dólares para las familias con ingresos de hasta el 150 % del nivel de pobreza federal, los niños inscritos en el programa de la Red de Mejoramiento de la Calidad (QIN), los hijos de adultos con discapacidades, los hijos de padres adolescentes, los niños de familias que sufren violencia familiar o doméstica, los niños cuyos padres participan en programas de recuperación de adicciones, los beneficiarios del Programa de Asistencia Temporal para Familias Necesitadas (TANF) y los hijos de personas que están buscando empleo. (La política existente, que seguirá vigente, exime de pagar los copagos a las familias sin hogar y a las familias que tienen hijos con discapacidades).
    4. Incrementa las vacantes de cuidado infantil para los niños con discapacidades: Un nuevo programa de subvenciones ayudará a incrementar la disponibilidad de servicios de cuidado infantil para niños con discapacidades al compensar a los proveedores a través de subvenciones o contratos. De este modo, las familias tendrán más opciones para encontrar servicios que satisfagan las necesidades de sus hijos con discapacidades. 
    5. Mejora las prácticas de pago para los proveedores: La OSSE ahora les pagará a los proveedores que participen en el programa de subsidios para cuidado infantil en función de la inscripción y no de la asistencia, lo cual garantizará una mayor estabilidad en las finanzas independientemente de las ausencias de los niños.

Nuestras recomendaciones para reforzar el plan estatal definitivo

Si bien el plan preliminar es un paso hacia adelante significativo, nuestra lucha continúa. Los siguientes son los cambios que estamos recomendando que considere la OSSE para el plan definitivo: 

  1. Adoptar la presunción de elegibilidad: Permitir que las familias reciban asistencia económica inmediata para pagar los servicios de cuidado infantil mientras se determina su elegibilidad para el programa de subsidios. En este momento, el tiempo de espera para la aprobación es de meses, por lo que a las familias se les dificulta aceptar oportunidades laborales e impide que los niños se inscriban en servicios de alta calidad cuando lo necesitan.
  2. Aumentar la disponibilidad de servicios en horarios no tradicionales: Incrementar la oferta de servicios de cuidado infantil por la noche, para pasar la noche y durante los fines de semana con el objetivo de satisfacer las necesidades de los padres que trabajan, e incluir planes específicos para ello en el plan definitivo. Actualmente, la demanda de servicios en horarios no tradicionales supera altamente a la oferta.
  3. Crear definiciones claras sobre la calidad del cuidado infantil: Colaborar con los padres y los proveedores para crear métricas y calificaciones de calidad transparentes y significativas para los programas de cuidado infantil, de modo que a las familias les resulte más sencillo buscar servicios de alta calidad y proveedores. 
  4. Mejorar el sitio web de DC Child Care Connections y el Sistema de Recursos y Referencias de Cuidado Infantil (CCR&R) del Distrito: Colaborar con los padres y los proveedores para hacer que los recursos de búsqueda de cuidado infantil en línea y otros recursos sean más informativos y fáciles de usar.
  5. Aumentar las tarifas de reembolso para los proveedores de cuidado infantil con subsidios: Garantizar que las tarifas de reembolso de los subsidios reflejen el costo real de los servicios de cuidado infantil de alta calidad. Esto mejoraría la sostenibilidad económica de los proveedores, incentivaría a más proveedores a participar en el programa de subsidios para cuidado infantil y aumentaría las opciones asequibles para las familias.
  6. Agilizar el proceso de solicitud de subsidios para los proveedores: Simplificar y acelerar el proceso para que los proveedores puedan aceptar los subsidios para cuidado infantil. Abordar la lentitud del tiempo de procesamiento y los procesos confusos permitirá que más proveedores participen en el programa de subsidios y, de esto modo, que aumente la disponibilidad de opciones para las familias. 
  7. Acelerar la implementación de los pagos prospectivos a los proveedores: Las reglamentaciones federales ahora exigen que la OSSE realice pagos prospectivos a los proveedores que trabajan con subsidios para cuidado infantil. La política vigente de reembolso retrospectivo requiere que los proveedores cubran los costos por adelantado, incluidos los salarios del personal, el alquiler, los servicios públicos, el seguro y la limpieza, independientemente de la puntualidad de los pagos del Distrito. Que los pagos sean prospectivos ayudará a manejar los costos elevados y volátiles del cuidado infantil, y posiblemente alentará a más proveedores a participar en el programa de subsidios y ampliará las opciones para las familias.
    1. La OSSE planea aplicar una exención de dos años para darle tiempo de implementar los pagos prospectivos a la agencia. Alentamos a la OSSE a que haga uso de esta exención lo menos posible.
    2. Si bien la exención está implementada, instamos a la OSSE a que sea transparente respecto a los pasos de la agencia para satisfacer este requisito federal, por ejemplo, publicando un estudio de los obstáculos en la política existente de D. C. y un plan de trabajo para implementar los pagos prospectivos.

Al implementar estas recomendaciones, creemos que la OSSE puede crear un sistema de cuidado infantil más equitativo e inclusivo que apoye a todas las familias y proveedores del Distrito. Para conocer más detalles, consulte el resumen y el testimonio reciente de Under 3 DC